Manual de usuario
Facturación electrónica (SUNAT)
Cómo se envían boletas y facturas a SUNAT, qué significa cada estado, cómo anular y cómo enviar el comprobante al cliente.
Cada vez que el cajero cobra con boleta o factura, el comprobante queda registrado y se envía a SUNAT. La pantalla Facturación es donde controlas que todo haya sido aceptado, corriges lo que no y entregas el comprobante al cliente.
La conexión y el certificado digital los configuramos nosotros al implementarte el sistema; tú solo usas esta pantalla. Si ves un aviso amarillo indicando que no se puede enviar, escribe a soporte desde el botón Ayuda; mientras tanto puedes consultar tus comprobantes.
El tablero superior
Cuatro contadores te dicen qué requiere atención: Por enviar a SUNAT, Bajas de facturas pendientes, Bajas de boletas pendientes y Resúmenes pendientes. Lo ideal es que estén en cero al final del día.
Estados de un comprobante
| Estado | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Registrado | Se emitió en el sistema pero aún no se envió. | Pulsa Enviar. |
| Enviado | Se mandó; falta confirmación. | Consulta el ticket si es resumen o baja. |
| Aceptado | SUNAT lo aceptó. Todo en orden. | Nada; ya puedes enviarlo al cliente. |
| Observado | Aceptado con observaciones. | Revisa el mensaje de SUNAT. |
| Rechazado | SUNAT lo rechazó (dato inválido, RUC, etc.). | Lee el mensaje, corrige el dato y reenvía. |
| Por anular / Anulado | En proceso de baja / ya anulado. | Consulta el ticket de la baja. |
Las tres pestañas
- Comprobantes: lista de boletas y facturas. Filtra por fechas, tipo, estado o busca por serie, cliente, DNI/RUC. Cada fila muestra fecha, comprobante, cliente, total, estado y los archivos XML, CDR (constancia de recepción de SUNAT) y PDF.
- Comunicaciones de baja: las anulaciones enviadas a SUNAT (correlativo
RA-). - Resúmenes diarios: los resúmenes de boletas (correlativo
RC-).
Enviar un comprobante
- Ubícalo en la listaLos pendientes muestran el botón Enviar.
- Pulsa EnviarAparece “Comunicando con SUNAT…”.
- Lee el resultado“SUNAT respondió correctamente” o el motivo por el que no se pudo completar.
Resumen diario de boletas
Las boletas se informan a SUNAT agrupadas en un resumen diario. Pulsa Resumen diario de boletas, elige la fecha, revisa las boletas pendientes y pulsa Enviar resumen. Luego, en la pestaña Resúmenes diarios, usa Consultar ticket para ver si SUNAT lo aceptó.
Anular un comprobante ante SUNAT
Abre Opciones (los tres puntos) del comprobante aceptado y elige Anular comprobante en SUNAT. Para una factura se envía una comunicación de baja y para una boleta, un resumen de anulación. Después consulta el ticket hasta que quede Anulado.
En Opciones existen acciones como Marcar como enviado anteriormente, Cambiar a rechazado, Cambiar fecha o cambiar estado a anulado/registrado. Solo corrigen el estado dentro del sistema; no envían nada a SUNAT. Úsalas únicamente si sabes que SUNAT ya tiene (o no tiene) el documento. Ante la duda, consulta con tu contador.
Entregar el comprobante al cliente
En Opciones pulsa Enviar al cliente. Puedes:
- WhatsApp: abre el chat con el mensaje listo (escribe el celular de 9 dígitos).
- Correo: envía el PDF y, si existe, el XML.
- Enlace público del PDF: cópialo y compártelo por donde quieras.
También puedes ver el comprobante en formato Ticket (80 mm) o PDF A4.
- Al cerrar caja: revisa que “Por enviar” esté en cero.
- Envía el resumen diario de boletas del día.
- Consulta los tickets pendientes del día anterior.
- Atiende los rechazados de inmediato: hay plazos legales.