Manual de usuario
Compras, proveedores y cuentas por pagar
Registrar lo que compras, subir el stock, controlar precios de proveedores y pagar a crédito.
Cada compra que registras sube el inventario de los insumos o productos comprados y deja su costo. Si no registras la compra, el stock no sube y el sistema no sabe cuánto te costó.
Proveedores
En Compras → Proveedores guarda razón social o nombre, documento (RUC), dirección, persona de contacto, teléfono y correo. Verás cuántas compras tienes con cada uno y su estado. También puedes crear un proveedor al registrar una compra con Nuevo proveedor.
Registrar una compra
- Pulsa Nueva compraSi compras algo que pediste con una orden, usa Ver órdenes para recibirla (ver Compras inteligentes).
- Elige el proveedor
- Completa el documentoTipo, serie, número, fecha y tipo de compra. Es lo que aparece en el registro y ayuda al contador.
- Agrega los ítemsBusca el insumo o producto, escribe cantidad y costo unitario. El importe se calcula solo. Cuida que la unidad coincida con la del insumo (kilos, litros, unidades).
- Lote y vencimientoPara los ítems que lo requieren, indica el lote y la fecha de vencimiento. Es la base del control de Lotes y vencimientos.
- Revisa los totalesSubtotal, descuento, base imponible y total.
- Decide dos opciones clave
- Actualizar el costo de compra de los ítems: si lo marcas, el costo del insumo en tu catálogo se actualiza con este precio. Útil para que los costos de recetas reflejen precios actuales.
- Registrar el pago como egreso de caja: si pagaste en efectivo de tu caja, márcalo. Necesitas tener la caja abierta; indica el monto pagado y el medio.
- Si es a crédito, indica el número de cuotas y pulsa Generar para armar el cronograma.
- Pulsa Registrar compraEl stock sube al instante.
El error más común es registrar kilos como unidades o al revés. Antes de guardar, verifica la unidad de cada línea. Un costo de S/ 0.01 por error hace que tu rentabilidad se vea mejor de lo real.
Ver y anular compras
La lista de compras muestra fecha, documento, proveedor, total y estado. Al abrir una compra ves el detalle (cantidad, costo, importe, cuotas), puedes Imprimir 80 mm o Anular compra.
Anular quita del stock lo que esa compra había ingresado. Si ya se consumió o se vendió, el sistema no deja anularla (dejaría el inventario en negativo). Corrige primero con un ajuste de salida si corresponde.
Precios de proveedores
En Compras → Precios comparas lo que cobra cada proveedor por ítem:
- Mejor proveedor / Mejor precio por ítem y la diferencia con tu precio de catálogo.
- Última compra, promedio, mínimo–máximo y variación.
- Registrar cotización con precio, pedido mínimo, plazo de entrega y vigencia.
- Si no hay cotizaciones, el historial se arma solo con tus compras.
- Ficha por ítem con gráfico de precio pagado por mes y últimas compras.
Créditos de compras (cuentas por pagar)
Las compras a cuotas aparecen en Compras → Créditos: cada cuota con proveedor, vence, importe, pagado y saldo. Los totales superiores muestran cuánto hay por pagar y cuánto está vencido.
- Pulsa Pagar en la cuota
- Escribe el importe y el medio de pago
- Decide si sale de tu cajaCon Registrar como egreso de mi caja el pago resta del efectivo. Si no tienes caja abierta, el pago se registra sin mover la caja.
- Pulsa Registrar pago
Buenas prácticas
- Registra la compra el mismo día que llega la mercadería.
- Guarda la guía y la factura con el nombre del proveedor y la fecha.
- En perecibles (carnes, lácteos, mariscos), registra siempre lote y vencimiento.
- Revisa mensualmente Precios para renegociar con quien subió más.